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こんにちは。岸和田事務所の司法書士の飴野圭一です。

今回は、市役所や最近ではコンビニでも取得できる住民票、印鑑証明書の書式が変更されている、もしくは変更が予定されている件について少しご紹介したいと思います。

既に始まっている仕様変更

すでに宝塚市、八尾市など一部の自治体では「住民票の写し」「印鑑証明書」の書式が変更されています。また、多くの自治体で今後順次変更が予定されています。たとえば、貝塚市では「令和７年１２月２７日から令和８年の１月１２日までシステムの移行に伴いコンビニ交付サービスを停止」といった告知がホームページで行われています。

では、なぜ書式が変わるのか、登記の業務にどのような影響があるのかを見てみましょう。

これまで住民票の写し、印鑑証明書は、市区町村（自治体）毎に用紙・書式・システムがバラバラでした。しかし今回、国が「標準仕様」というものを定めたことで、各自治体がこの標準仕様に準拠した住民記録システムに随時移行しているからです。

使用する文字の統一だけでなく、用紙の向き、記載される項目も共通項目に統一になるよう変更されるようです。とはいえ、私が見た限りでは全く同一ではありませんでした。

住民票の写しの変更点と注意点！

住民票の写しは、Ａ4縦様式となり、① 世帯連帯式、② 個人票 の２種類になります。

① 世帯連帯式は、世帯全員の住民票で、１枚に４名記載されます。

② 個人票は個人単位の書式です。

それぞれ、住所、氏名、性別、世帯主、続柄、転入前住所、本籍、筆頭者などの各項目の最新の情報だけが記載されます。

ここで注意したいのが今まで「前住所」として移転前の住所が記載されていた項目がなくなったことです。住所の履歴は、原則、現住所と転入前住所（その市町村以外から転入した際の転入前住所）だけが記載されることになり、自治体内での住所の履歴は記載されなくなります。

とはいえ、各自治体のホームベージを見ていると、住民票の写しを申請する際に窓口で前住所の表示を依頼すると載せてくれるところもあるようです。一方で、戸籍の附票等で対応するように記載されている自治体もありました。すべての自治体が要望を聞いてくれたらいいのですが。

登記実務への影響

不動産の売買の登記を行う際、所有者の方が登記上の住所から転居している場合、登記簿上の住所から現在の住所まで転居の履歴（住所の沿革）を証明しなければなりません。今までは、住民票の写しに前住所が記載されていたので、それだけで事足りることが多かったのですが、変更後は、原則、同一市区町村内の前住所の表示がなされないため、住所変更を証明するために住民票だけでは足りない事態が予測されます。

具体的には、不動産売買の当日、この住所の沿革がつかないとき、マイナンバーカードをお持ちであればお客様にコンビニで住民票の写しを取っていただいて事なきを得たこともあるのですが、同一自治体内で転居している場合は前住所が記載されておらず無駄になってしまうことになるので、注意が必要です。

「住民票の写し」と同じく市役所等で発行される書類で「住民票記載事項証明書」という証明書があり、これを発行してもらう際に前住所の履歴を依頼すれば、転居の履歴が記載された証明書を発行してもらうことも出来るようです。

印鑑証明書の変更について

印鑑証明書の標準仕様はA4縦様式になります。また記載される項目の変更点は、現在記載されている「性別」「備考欄」が無くなるようです。

最後に

戸籍の「ふりがな」の記載が徐々に進んでいますが、住民票、印鑑証明書の書式も変更になるなど、いつの間にか国のシステム統一は着実に進んでいます。Ｃ－ｆｉｒｓｔでは、これらの変更点についても最新情報を収集し、お客様の手続きがスムーズに進むように対応して参ります。ご不明な点があれば、どうぞお気軽にご相談ください。